Por Dario Ruiz
En un mundo altamente competitivo como el actual, en donde las grandes empresas pueden proporcionar productos o servicios a escala global, manejando economías de escalas que produzcan costos ínfimos a las empresas competidoras de su mercado, la automatización, de procesos es un camino que las empresas deben buscar para ser más competitivos, generando productos y servicios de mano de obra.
Muchas veces creemos que para lograr esto solo se lo puede conseguir afectando al costo en materias primas, que a veces es lo que más representa en el costo de nuestro producto, o en el personal capacitado en el caso de ser un servicio, y puede ser que si sea el primer paso, pero siempre y cuando no afecte la calidad de nuestro producto o servicio.
Es por ello que las empresas constantemente deben revisar sus procesos, y no solo con la finalidad de verificar si están siendo cumplidos o no, sino por revisar que sean los adecuados para ese proceso en cuanto al momento en el que se encuentre la empresa.
Al hablar de automatización de procesos muchos tenemos en nuestra mente que solamente es a colocar máquinas que reemplacen a personas, lo cual no es 100% cierto, ya que depende mucho el tipo de proceso, la inversión que debe realizar le empresa para este tipo de reemplazo y el retorno que pueda conseguir con esta inversión, por lo que la automatización de proceso debe ser analizada también desde un punto de vista de mejoramiento del proceso actual, mediante herramientas o métodos de mejor» continua o mediante diferentes tipos software que te permitan tener control, fácil Ingreso de le información y verificar los datos obtenidos a cualquier momento pera tomar una mejor decisión.
¿Cuál debería ser el principal objetivo da la automatización de procesos?
A mi criterio considero que es la optimización de procesos, tomando en cuenta la palabra optimización a provocar mejoras en tiempos de ejecución, reducción de fallas, evitar los reprocesos y por ende disminución del costo que este proceso o servicio tiene.
La calidad hoy en día es algo inherente en un producto o servicio, es decir, es algo que por omisión debe tenerlo, ya no es un valor agregado que diferencie en el mercado, al contrario, un producto o servicio sin calidad sale del mercado por si solo, y muchas veces por diferentes actividades de la empresa no nos damos cuenta que nuestros productos no tienen esta calidad deseada, y eso viene dado a que tenemos procesos deficientes, obsoletos o que no están acorde a las necesidades, actuales.
La optimización procesos te permite medir esto constantemente, para que puedas tomar decisiones de una manera oportuna, pudiendo generar las siguientes actividades:
- Identificar y remediar los puntos ineficiencia, desperdicios y mala aplicación de los recursos.
- Implementación de flujo de trabajo para eliminar errores e inconsistencias del proceso.
- Aumento significativo de la velocidad de ejecución – reducción significativa de tiempo.
- Eliminación del tiempo entre las actividades.
- Una mayor coherencia en la aplicación de las normas de gestión empresarial.
Es por ello que la optimización de procesos en cada empresa debe ser analizada en una forma seria y debe constar dentro de su plan estratégico como parte del mejoramiento continuo, la implementación y la dificultad de hacerlo dependerá del grado actual de eficiencia que maneje la empresa y el punto al quiera llegar.
Los métodos para la automatización de procesos son muy diversos y dependerán del tipo de empresa, producto o servicio que se generen, por lo que ese es otro tema a tratar de manera detalla según el tipo de empresa, pero como referencia citaremos brevemente a uno de los más utilizados como es el BPM (Bussines Process Managment o Gestión/ Administración de Procesos del Negocio)
BPM, es una metodología que busca mejorar el desempeño de una organización optimizando procesos, para ello debe cumplir un ciclo muy similar al mencionado por Edward Deming (POCA) en su ciclo de mejora continua, ya que como lo referenciamos ante todos estos métodos forman parle de este tipo de metodologías.
La gestión BPM se basa en entender, visualizar, modelar y controlar los procesos de una empresa sin importar la tecnología que esta tenga actualmente. Como referencia adicional un proceso se refiere a una serie continua de actividades o pasos en la que pueden intervenir Maquinas, equipos, personal interno o externo, software, etc. la mejora de estos procesos se logra a través de su gestión que implica diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua.
La gestión BPM genera una visión por procesos de la empresa distinta al enfoque tradicional funcional. La visión funcional crea sitios aislados (contadores, vendedores, administradores, etc.) mientras que la visión por procesos requiere una integración transversal de unidades (compra de equipos, contratación de personal, cobro a clientes, etc.)
Pasos del ciclo BPM
Antes de iniciar el ciclo 8PM es necesario priorizar e identificar aquellos procesos de mayor impacto en la empresa, y sobre todo que están alienados con los objetivos que tenga la empresa dentro de su plan estratégico.
Los pasos en forma general son:
- Modelar el proceso
El objetivo de esta etapa es capturar el estado actual del proceso usando herramientas simples que permitan a los actores del proceso participar y contribuir en el análisis.
- Automatizar el proceso
El objetivo de esta etapa es evaluar los requerimientos del proceso para decidir que tecnologías utilizar en su automatización. Existen tareas que requieren interacción con el usuario y por lo tanto requieren un diseño visual.
- Ejecutar proceso
Durante esta etapa se pondrán en producción el software como apoyo al proceso mejorado. Esto implica aplicar cambios en el trabajo del recurso humano y requiere un liderazgo interno para que puedan ser apoyados y ejecutados.
- Medir y evaluar el proceso
El objetivo de esta etapa es medir y comparar las métricas del proceso que se identificaron durante el modelado del proceso, esta información será útil para evaluar las mejoras realizadas.