La automatización robótica de procesos (RPA) promete simplificar tareas a las organizaciones que manejan grandes cantidades de información, además incorpora mejoras en la eficiencia y mitigación de riesgos, pero, ¿qué tan importante es integrar la automatización de procesos en el sector público?
En esta guía aprenderás como un RPA puede facilitar una gran cantidad de procesos, desde mantener actualizado al departamento de recursos humanos, hasta el procesamiento de datos que receptan los servidores públicos para ejecutar sus respectivos trámites ciudadanos.
¿Cómo solía ser el sector público sin RPA?
Antes de la automatización el manejo de información dependía exclusivamente del talento humano y de grandes cantidades de archivos, este método se replicaba en todas las instituciones públicas, centros de salud, hospitales, municipios, registro civil, ministerios, etc.
Con la automatización estamos aprendiendo el valor real de los datos, hoy los gobiernos saben dónde estamos, cómo vivimos, si pagamos impuestos, muchos de ellos ya tienen bastante información, pero todavía hay una gran oportunidad de usarla para crear nuevos y mejores servicios.
El poder de los datos con análisis avanzado e inteligencia artificial permite a los gobiernos crear nuevos servicios y dar forma a políticas públicas basadas en información real.
Ventajas de implementar RPA en el sector público
1) Optimización de tareas para el departamento de RH
La actualización y mantenimiento de datos de la nómina de personal, aspirantes, contratistas, practicantes, entre otros, es una tarea que implica ciclos repetitivos y la intervención manual podría implicar muchos errores no deseados, con un RPA la gestión de estos datos se optimizaría significativamente.
2) Procesamiento y manejo de fondos públicos
2) Procesamiento y manejo de fondos públicosUn RPA es capaz de manejar en bulk grandes cantidades de información, estas pueden ser facturas, listas de bienes inmuebles, recursos, etc. Además, un RPA puede procesar esta información y convertirla rápidamente en informes detallados y ordenados por medio de variables que sean de interés para un analista.
3) Mejora la interacción del usuario
Para muchos el tedioso proceso de realizar trámites ciudadanos es uno de los grandes retos a enfrentar para el sector público, sin embargo, hace algunos años muchas de las tareas que realizábamos presencialmente, como agendar una cita médica, sacar un récord policial o solicitar un certificado tributario, implicaba una larga espera en numerosas filas.
En la actualidad muchos de estos procesos se ejecutan por medio de formularios Online que procesan nuestras solicitudes y como resultado obtenemos documentos, recibos y certificados totalmente digitalizados y, lo más importante, con un margen de error mínimo en la calidad de información.
4) Sistemas interconectados
Con la automatización robótica de procesos, ahora diferentes organismos e instituciones pueden estar conectadas entre sí, por ejemplo: si un usuario adeuda en una institución pública y desea hacer un trámite, los servidores públicos pueden verificar los datos en sistemas externos interconectados y tomar las acciones pertinentes y reducir la tasa de endeudamiento.
5) Solo la imaginación es el límite
Con la automatización de procesos se podría implementar un sin número de aplicaciones para crear un sistema interconectado, medible y sobre todo escalable. Imagina millones de usuarios realizando trámites en cuestión de minutos, la optimización de recursos económicos y humanos se reduciría al máximo y eso es lo que generalmente busca la administración pública en estos tiempos.
