La automatización de procesos a través de un RPA es una decisión empresarial en la que se deberán evaluar todos los aspectos que conlleva la interacción que existe entre los procesos, la gente y la tecnología de una organización.
Las mejores prácticas para llevar a cabo el proceso para la toma de esta decisión recomiendan la ejecución de los siguientes pasos:
Realiza una reunión con los líderes de proceso de la organización y enlistar todos aquellos procesos que se perfilen como candidatos para ser automatizados.
Para cada proceso enlistado, identifica el/los objetivos que se esperan conseguir con la automatización.
Reducción en costos.
Cumplimiento de las regulaciones.
Mejoramiento de la calidad.
.Mejoramiento de la productividad
Reúnete con los ejecutores y realicen el análisis del proceso.
Entiende la secuencia de pasos que se realizan en el proceso:
¿Cuántos de los pasos que tiene el proceso requieren de la experiencia humana para seguir hacia adelante?
¿Cuál es la participación de las tareas del proceso que se realizan de manera manual?
Analiza las entradas del proceso:
¿Cuántos insumos ingresan al proceso para su transformación?
¿Cuántos de los insumos que se utilizan en el proceso recogen información de manera estructurada?
¿Cuáles son los formatos (doc, pdf, ppt, gif, jpg, etc.) de los insumos del proceso?, ¿cuál es la participación de cada formato?, ¿cuál es el volumen diario de cada uno?
¿Cuánto de los insumos que consume el proceso están en papel?
De todos los archivos electrónicos que se utilizan, ¿cuál es la participación de los que permiten la ejecución del comando copiar y pegar?
Analiza la parte humana que interviene dentro del proceso:
¿Cuántas personas intervienen dentro del proceso?
¿Cuáles son sus cargos?
¿Cuál es su valor hora?
¿Cuál es el tiempo que cada uno interviene dentro del proceso?
Documenta en videos los pasos que se realizan para procesar cada insumo del proceso e identifica la tecnología con la que se interactúa:
¿Cuáles son las fuentes desde las cuales se extrae la información?
Repositorios en los que se encuentran los archivos Google Docs, Dropbox, Azure, etc.
Nombres de las páginas de web desde la cuales se extrae la información.
Número de campos en los que se encuentra la información a extraer en cada archivo, en cada página web.
Nombre los sistemas en los que se debe ingresar la información.
Número de campos en los que se debe ingresar información.
Realiza un flujo financiero en el que se puedan identificar la inversión, los ingresos por ahorros a obtener y los gastos a realizar para automatizar el proceso, como resultado calcula el ahorro y periodo de recuperación de la inversión.